Nebenkostenabrechnung prüfen: Bei diesen Fehlern können Mieter sich wehren

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Wenn einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung ins Haus flattert, macht sich bei vielen Mietern Unsicherheit breit: Der Vermieter könnte sich verrechnet haben. Vielleicht wurden auch falsche Nebenkosten in die Rechnung gemogelt – höchste Zeit für eine gründliche Durchleuchtung. So erkennen Mieter Fehler in ihrer Nebenkostenabrechnung.

Nebenkostenabrechnung prüfen, Mann mit verständnislosem Gesicht steht im Hausflur und hält Nebenkostenabrechnung in der Hand, Foto: iStock/sturti
Ungutes Gefühl? Im Zweifel sollten Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen. Foto: iStock/sturti

Neben dem Mietzins müssen Mieter auch Neben- beziehungsweise Betriebskosten zahlen. Diese werden meist als Vorauszahlung zusammen mit der monatlichen Miete an den Vermieter überwiesen. Einmal im Jahr werden dann die gezahlten mit den tatsächlich entstandenen Nebenkosten verrechnet. Der Mieter bekommt anschliessend eine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter.

Doch viele Mieter sind sich unsicher, ob ihre Nebenkostenabrechnung stimmt und welche Posten überhaupt als Nebenkosten auf sie umgelegt werden dürfen. Vor allem bei hohen Nachforderungen sollten Mieter einen genauen Blick in ihre Abrechnung werfen. Immowelt klärt auf und hilft Mietern ihre Nebenkostenabrechnung mit einer Checkliste zu überprüfen.

Wann muss der Vermieter abrechnen?

Der Vermieter ist dazu verpflichtet die Abrechnung mindestens einmal im Jahr zu erstellen (Art. 4, Abs. 1 VMWG). „Manche Vermieter rechnen allerdings erst vier Jahre später ab und wollen dann Kosten zurückfordern. Das ist für den Mieter dann sehr ärgerlich“, sagt Mietrechtsexperte Fabian Gloor vom Mieterverein. Er rät Mietern deshalb zwölf Monate nach der letzten Abrechnung aktiv zu werden und vom Vermieter eine Abrechnung zu verlangen.

„Rechnet der Vermieter dann immer noch nicht ab, können Mieter die gezahlten Akontobeiträge zurückfordern, denn wenn die vorausgezahlten Akontobeiträge nicht mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden, gelten sie als nicht geschuldet. Mieter können in diesem Fall auch eine Rückforderungsklage aufgrund ungerechtfertigter Bereicherung anstreben“, so Gloor.

Übrigens: In der Regel verjähren Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter nach fünf Jahren. Dann haben weder Mieter Aussicht auf eine Rückzahlung zu viel bezahlter Beiträge, noch können Vermieter Beträge einfordern. Da sich aber immer auch ein Guthaben für den Mieter ergeben könnte, ist es sinnvoll nicht einfach die Verjährung abzuwarten, sondern vorher aktiv zu werden.

Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen

Bei Nebenkostenabrechnungen können leicht Fehler unterlaufen. Ist die Abrechnung eingetroffen, sollten Mieter sie genau prüfen. Diese Checkliste hilft dabei, Fehler zu erkennen:

1. Ist die Abrechnung nachvollziehbar?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Mann sitzt am Sofa und prüft seine Nebenkostenabrechnung, dabei fasst er sich an den Kopf, Foto: iStock/Onzeg
Wer wissen will, welche Nebenkosten er überhaupt zahlen muss, wirft einen Blick in seinen Mietvertrag. Foto: iStock/Onzeg

Häufig kommt es vor, dass Mieter ihre Nebenkostenabrechnung nicht genau verstehen, weil sie schlichtweg unübersichtlich und wenig detailliert ist. So führen Vermieter manchmal einzelne Kostenpunkte in der Abrechnung nicht genauer aus. Dann wird beispielsweise nicht klar, was genau unter der Position „Gartenpflege“ verrechnet ist und ob der Vermieter wirklich nur das Verbrauchsmaterial und nicht auch die Kosten für Maschinen und Werkzeuge in Rechnung stellt. Mieter sollten in diesem Fall vom Vermieter Auskunft über Details zu den einzelnen Positionen verlangen.

„Der Vermieter hat eine Rechenschaftspflicht gegenüber dem Mieter. Das bedeutet, er muss die angefallenen Nebenkosten für den Mieter nachvollziehbar darstellen und die Forderung, die er an den Mieter stellt, auch beweisen können“, erklärt Mietrechtsexperte Fabian Gloor vom Mieterverband. „Das bedeutet jedoch nicht, dass der Vermieter dem Mieter die Belege zuschicken muss. Er ist aber verpflichtet den Zugang dazu zu gewähren, sodass sich der Mieter beispielsweise Kopien davon machen kann.“

2. Vergleich mit Vorjahresabrechnung

Um auf etwaige Fehler zu stossen, sollten Mieter ihre aktuelle Nebenkostenabrechnung mit der vom Vorjahr vergleichen. Weichen beispielsweise die Beträge für einige Posten stark von den vorherigen ab, lohnt es sich beim Vermieter nachzuhaken, um den Grund dafür zu erfahren. Möglicherweise werden Dinge abgerechnet, die nicht abgerechnet werden dürfen oder aber die Umlage der Nebenkosten ist fehlerhaft.

Achtung

Hat der Vermieter die Akontozahlungen für die Nebenkosten in der vergangenen Abrechnungsperiode erhöht, muss er dies dem Mieter über ein vom Kanton genehmigtes Formular mitgeteilt haben, da es sich hierbei um eine einseitige Änderung der Nebenkostenregelung handelt. Die Änderung muss dem Mieter mindestens zehn Tage vor Beginn der Kündigungsfrist mitgeteilt und begründet werden. Eine Erhöhung ohne amtliche Mitteilung ist nichtig (Art. 269d OR).

Eine höhere Abrechnung kann allerdings auch dadurch zustande kommen, dass in dieser Abrechnungsperiode beispielsweise besonders hohe Heizkosten wegen eines langen und kalten Winters angefallen sind. Klarheit können sich Mieter verschaffen, indem sie Einsicht in die Rechnungsbelege fordern.

3. Sind die Kosten umlagefähig?

Mieter müssen nur die Nebenkosten bezahlen, die auch mit dem Vermieter vereinbart wurden. So regelt es Art. 257a Abs. 2 des Obligationenrechts. Wer also wissen will, welche Nebenkosten er überhaupt zahlen muss, wirft einen Blick in den Mietvertrag. „Wenn im Mietvertrag keine Nebenkosten vereinbart wurden, gelten diese als im Mietzins inbegriffen. Der Vermieter kann dann gar keine Rechnung an den Mieter schicken“, erklärt der Mietrechtsexperte.

Bestimmte Kosten sind nicht als Nebenkosten auf den Mieter umlegbar. Das gilt auch dann, wenn sie im Mietvertrag aufgeführt werden. Entsprechende Passagen sind ungültig. Grundsätzlich können Kosten nur dann auf den Mieter umgelegt werden, wenn sie mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen. So definiert es Art. 257a, Abs. 1 des Obligationenrechts.  „Nicht umlagefähige Nebenkosten fallen auch dann an, wenn die Immobilie nicht bewohnt werden würde. Sie hängen daher nicht unmittelbar mit dem Gebrauch, sondern vielmehr mit dem Unterhalt der Mietsache zusammen“, verdeutlicht Gloor.

Der Mietrechtsexperte nennt einige Beispiele für Kosten, die nicht umlagefähig sind. Dazu gehören:

  • Steuern, wie zum Beispiel die Liegenschaftssteuer,
  • Versicherungsprämien, wie beispielsweise für die Gebäudeversicherung,
  • Ableitungsgebühr für Niederschlag (Meteorwasser),
  • Erschliessungsgebühren,
  • Reparaturen,
  • Investitionen.

Kostentechnisch besonders stark ins Gewicht fallen können so genannte Serviceverträge, die Vermieter gerne mit Handwerkern oder den Herstellern technischer Geräte abschliessen. Oft gibt es einen Servicevertrag für den Geschirrspüler, den Lift oder auch die Klimaanlage. Servicetechniker kommen dann regelmässig, um die Geräte zu reinigen und zu prüfen. Auch wenn diese Arbeiten ganz schön ins Geld gehen können, muss der Mieter sie akzeptieren, denn reine Kontroll- und Reinigungsarbeiten darf der Vermieter als Nebenkosten auf den Mieter überwälzen.

Nebenkostenabrechnung prüfen, Servicemitarbeiter wartet die Geschirrspülmaschine, Foto: dmitrimaruta/stock.adobe.com
Bei Serviceverträgen sollten Mieter genau hinsehen, denn große Reparaturarbeiten sind nicht umlagefähig. Foto: dmitrimaruta/stock.adobe.com

Viele Techniker tauschen bei ihren Kontrollgängen aber auch gleich noch die Gummidichtung der Geschirrspüle aus oder ersetzen Kleinteile. „Kleinere Wartungsarbeiten sind noch ok und halten sich kostentechnisch im Rahmen“, sagt Fabian Gloor, „wenn allerdings grosse Teile aufwendig ersetzt werden, gilt das als Reparatur und diese dürfen dem Mieter nicht in Rechnung gestellt werden“. Um herauszufinden, welche Arbeiten der Servicetechniker tatsächlich erledigt, sollten Mieter ihren Vermieter um eine detaillierte Abrechnung bitten und im Zweifelsfall Einsicht in die Serviceverträge verlangen. Geht aus diesen Verträgen hervor, dass sie eigentlich Reparaturverträge sind, können Mieter dies reklamieren und eine neue Abrechnung verlangen.

Davon abgesehen gibt es viele Fälle, bei denen nicht ganz klar ist, ob die Kosten als Nebenkosten abgerechnet werden können oder nicht. „Zu dieser Frage gibt es bereits etliche Streitfälle. Auch die Meinung des Mieterverbands und des Hauseigentümerverbands gehen hier in einigen Punkten auseinander“, betont Gloor. Notfalls müssten Gerichte über strittige Fälle entscheiden, so der Mietrechtsexperte. Wenn Mieter sich also nicht sicher sind, ob in ihrer Abrechnung unzulässige Nebenkosten auftauchen, sollten sie sich Rat beispielsweise beim Schweizer Mieterverband oder einem Fachanwalt für Mietrecht holen.

4. Wird der Zeitraum richtig abgerechnet?

Mieter sollten unbedingt prüfen, ob die Nebenkosten für den richtigen Zeitraum abgerechnet wurden. Eine Abrechnungsperiode dauert meist von Januar bis Ende Dezember oder von Juli bis Ende Juni. Die abgerechnete Periode findet sich zuoberst auf der Abrechnung.

Fehler können vor allem bei Ein- oder Auszug passieren, denn die Nebenkosten werden hier anteilig für den jeweiligen Zeitraum berechnet, in dem der Mieter auch tatsächlich in der Wohnung wohnt. Allerdings haben Mieter weder bei Einzug, noch bei Auszug das Recht auf eine vorzeitige Zwischenabrechnung. Sie müssen warten bis die jährliche Abrechnung eintrifft.

Achtung

Werden die Heizungs- und Warmwasserkosten individuell abgerechnet, sollten Mieter nicht vergessen sich bei Ein- und Auszug die Zählerstände zu notieren. Auf diese Weise können sie nachprüfen, ob ihnen der Verbrauch auch tatsächlich nur bis zum Tag des Auszugs in Rechnung gestellt wird.

5. Ist der Verteilschlüssel nachvollziehbar?

Aus der Abrechnung muss nachvollziehbar hervorgehen, wie die Kosten auf den Mieter umgelegt wurden. „Absolute Gerechtigkeit kann man in einem Mehrfamilienhaus nicht herstellen. Beim Verteilschlüssel kommt es darauf an, ob dieser einigermassen nachvollziehbar ist. Die Nebenkosten können beispielsweise nach Quadratmetern oder Kubikmetern oder nach Wohneinheit aufgeteilt werden“, so Gloor. Kann der Mieter nicht nachvollziehen, wie sein Anteil an den Nebenkosten zustande kommt, sollte er vom Vermieter eine Erklärung verlangen, so der Mietrechtsexperte.

Experten-Tipp

Infolge des Energiegesetzes, Art. 9 d, müssen Vermieter für alle seit dem 1. Januar 1999 neu erstellten Gebäude oder für Gebäude, die wesentlich saniert wurden, eine verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung erstellen. Einige Kantone verlangen dies auch für Altbauten, so zum Beispiel die Kantone Basel-Landschaft und Basel-Stadt.

„Wichtig ist, dass der Vermieter einen einmal festgelegten Verteilschlüssel nicht ohne weiteres ändern kann“, erläutert Fabian Gloor. Will er den Verteilschlüssel ändern, muss er dem Mieter diese Änderung auf einem amtlichen Formularblatt mitteilen. Viele Vermieter vergessen diesen Schritt aber. In diesem Fall ist die Nebenkostenabrechnung anfechtbar.

6. Sind Beträge und Anteile richtig angerechnet?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Frau sitzt mit Taschenrechner an einem Tisch und rechnet, Foto: iStock/mediaphotos
Nachrechnen lohnt sich, denn manchmal schleichen sich Rechenfehler in die Nebenkostabrechnung. Vor allem die richtige Anrechnung der Akontozahlungen können Mieter leicht selbst überprüfen. Foto: iStock/mediaphotos

Die meisten Mieter überweisen dem Vermieter monatlich zusammen mit der Miete einen Betrag, der die zu erwartenden Nebenkosten abdecken soll. Fallen die entstandenen Nebenkosten geringer aus als die geleisteten Akontozahlungen, ergibt sich für den Mieter ein Guthaben, das ihm der Vermieter auszahlen muss. Waren die Nebenkosten höher als die geleisteten Zahlungen, kann der Vermieter den offenen Betrag einfordern.

Fabian Gloor rät Mietern ihre gezahlten Akontobeiträge der vergangenen Abrechnungsperiode zusammenrechnen und nachzusehen, ob sich diese mit dem vom Vermieter in der Abrechnung aufgeführten Akontogesamtbetrag deckt. Natürlich empfiehlt es sich auch nachzuprüfen, ob das Saldo richtig berechnet ist.

Auch auf die Umlage der Kosten nach einem bestimmten Verteilschlüssel, sollten Mieter einen genauen Blick werfen. Vor allem wenn Vermieter die Nebenkosten über kompliziertere Berechnungsverfahren, also beispielsweise anteilig nach Quadratmeter Wohnfläche aufschlüsseln, schleichen sich leicht Fehler ein.

Nachrechnen können Mieter vor allem dann leicht, wenn Kosten zu gleichen Anteilen auf die Wohnungen verteilt werden. In diesem Fall müssen sie einfach nur ihren Anteil mit der Anzahl der Wohnungen multiplizieren. Wenn das Ergebnis nicht mit den aufgeführten Gesamtkosten übereinstimmt, liegt ein Fehler vor.

Aber auch bei komplizierteren Berechnungsmethoden, wie der Umlage nach Quadratmetern können Mieter ungefähr abschätzen, ob ihr Anteil plausibel erscheint. Wenn für Heiz- und Warmwasserkosten insgesamt 8‘000 Euro für das gesamte Wohnhaus aufgelaufen sind, ihr Anteil allerdings bereits rund 3‘000 CHF beträgt, obwohl die übrigen vier Wohnungen alle ungefähr gleich gross sind, liegt definitiv ein Rechenfehler vor.

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Fehler gefunden - so können Mieter vorgehen

Nebenkostenabrechnung prüfen, zwei Personen schütteln sich die Hände, Foto: Monet/stock.adobe.com
Nicht selten werden Streitfälle wegen der Nebenkostenabrechnung vor der Schlichtungsbehörde behandelt. Dort finden Mieter und Vermieter im Idealfall zu einer Einigung. Foto: Monet/stock.adobe.com

Bei Unstimmigkeiten in der Abrechnung sollten Mieter vom Vermieter eine detaillierte Aufführung der abgerechneten Kosten verlangen und Einsicht in etwaige Rechnungsbelege fordern. Werden dann konkrete Fehler in der Abrechnung festgestellt, sollten Mieter zunächst eine Korrektur vom Vermieter verlangen. Dafür sollten sie ihm die Fehler ausführlich darlegen und begründen können.

Kommt der Vermieter dem Korrekturwunsch nicht nach, können Mieter die Nebenkostenabrechnung bei einer Schlichtungsbehörde anfechten. Die Schlichtungsbehörde kümmert sich um sämtliche Streitigkeiten, die aus Mietverhältnissen entstehen. Sie setzt sich paritätisch aus einem Vorsitzenden und je einem Fachrichter des Mieterverbands Schweiz und der Hauseigentümerverbände zusammen. Über die Schlichtungsbehörde soll eine Einigung zwischen Mieter und Vermieter im Rahmen eines kostenlosen Verfahrens herbeigeführt werden (Art. 21 VMWG). Scheitert dieses Vorhaben müssen die Parteien sich an das Gericht wenden.

Auch wenn es keine Anwaltspflicht in der Schweiz gibt und das Verfahren vor der Schlichtungsstelle eher laienfreundlich ist, lohnt es sich für Mieter das Schlichtungsverfahren mit einem Anwalt zu durchlaufen. Gerade Nebenkostenabrechnungen seien teilweise sehr kompliziert und Fehler zu Beginn des Verfahrens könnten sich schnell zum Nachteil des Mieters auswirken, merkt Gloor an. Sich im Vorfeld beim Mieterverband oder beim Anwalt beraten zu lassen, sei in jedem Fall empfehlenswert.

Nebenkosten nicht begleichen

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, dass Mieter die Abrechnung nicht begleichen. Im günstigsten Fall lenkt der Vermieter ein. Wahrscheinlicher ist aber, dass der Vermieter eine Betreibung einleitet oder die Kündigung ausspricht. Fabian Gloor vom Mieterverband rät Mietern deshalb davon ab, die betreffenden Posten einfach nicht zu bezahlen. Dies sei schon allein deshalb heikel, weil in den meisten Fällen nicht absolut klar sei, ob eine Nebenkostenposition geschuldet werde oder nicht.

„Um das Mietverhältnis nicht unnötig zu vermiesen und eine Verzugskündigung zu riskieren, rate ich Mietern die Nebenkosten zu bezahlen, aber bei den betreffenden Positionen, mit denen sie nicht einverstanden sind, einen Vorbehalt anzubringen“, rät Fabian Gloor. Sie könnten zum Beispiel neben den betreffenden Positionen vermerken „gilt nicht als Schuldanerkennung“ oder „bestritten“. Damit machten Mieter klar, dass sie diese Posten nicht freiwillig bezahlten, sondern lediglich vorläufig beglichen, um keine Kündigung zu riskieren, beziehungsweise einer Betreibung zu entgehen. Anschliessend könnten Mieter die betreffenden Punkte in der Nebenkostenabrechnung anfechten. Wenn dann herauskommt, dass die Beträge nicht geschuldet werden, könnten sie zurückgefordert werden, unterstreicht der Mietrechtsexperte.

Vorsicht Fristen: Mieter sollten schnell aktiv werden

Nebenkostenabrechnung prüfen, Neben einem Kalender steht eine Sanduhr, die abläuft, Foto: Brian Jackson/stock.adobe.com
Wer bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung nicht schnell handelt, riskiert eine Fristüberschreitung. Foto: Brian Jackson/stock.adobe.com

Grundsätzlich verjähren Nachforderungen aus Nebenkosten fünf Jahre nach Ende der Abrechnungsperiode oder nach dem Auszug des Mieters (Art. 128, Abs. 1 OR). Erkennt der Mieter, dass er zu viel bezahlt hat, muss er dies innerhalb von einem Jahr, nachdem er den Fehler erkannt hat, geltend machen (Art. 62 OR). Nach spätestens zehn Jahren sind aber alle Forderungen definitiv verjährt (Art.  127 OR). Welche Frist gilt, hängt vom Einzelfall ab und auch davon, ob etwas und was konkret im Mietvertrag zu diesem Punkt geregelt ist. Mietrechtsexperte Gloor empfiehlt Mietern deshalb möglichst schnell aktiv zu werden, wenn sie einen Fehler entdecken.

Das Recht auf eine detaillierte Abrechnung und Belegeinsicht können Vermieter jedoch nicht beschränken. Derartige Passagen im Mietvertrag sind daher als nichtig anzusehen, erläutert Fabian Gloor.

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27.02.2019


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